Momsavdrag på utlägg och kostnadsersättning?
Om en anställd gör ett inköp med arbetsgivarens medel och får en faktura/kvitto anses transaktionen ha gjorts direkt av företaget. Fakturan (kvittot) ska då bevaras i den form den hade.
Om en anställd gör inköp med egna pengar och sedan får ersättning från arbetsgivaren kan arbetsgivaren ha avdragsrätt för momsen om det är fråga om ett utlägg för företagets räkning. Ett utlägg har normalt någon annan än den som betalar som betalningsskyldig gentemot säljaren. I vissa situationer godtas att en anställd gör ett utlägg för företagets räkning även om den anställde har betalningsansvaret, tex om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet (facklitteratur, kost, logi och representation). Om ett inköp räknas som ett utlägg för företagets räkning ska företaget bevara kvittot i den form den hade när den anställde tog emot den, och det räcker inte med en skannad kopia eller ett foto av originalet.
Om det inte är ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde för inköpet räknas som en kostnadsersättning. Momsen är då inte avdragsgill. Om den anställde skickar underlaget elektroniskt ska det elektroniska underlaget sparas.
